Congrès et salons
AD'OCC
Optimisez le temps de gestion de vos Congrès et salons
Organisations professionnelles, Agences PCO, Fédérations, Syndicats, Centres d’expositions et de congrès…
Présentation
Notre plateforme de gestion événementielle BtoB, BtoC, mixte, permet de gérer facilement l'inscription, la facturation et les différentes options de tous les profils de participants à votre prochain salon ou congrès. L'objectif : maximiser les rencontres professionnelles réussies et garantir une expérience participant optimale avec des KPI mesurables.
Fonctionnalité
Formulaire
Simplifiez le parcours d’inscription de vos participants
Personnalisez vos formulaires et centralisez les informations de vos participants dans le back-office !
Optimisez votre temps grâce au back-office
Construction de listes de suivi (participations, choix de programme...)
Gestion de prestations (allotements, attributions...)
Pour les événements payants :
- Gestion de paiements sécurisés via la solution de votre banque
- Édition de factures
Valorisez l’expérience participants
Choix du mode d’enregistrement :
- sur INVITATION (privé) : import de votre fichier "invités" et envoi des invitations personnalisées
- sur INSCRIPTION (public) : accès via un lien dédié vers le formulaire
Connexion SSO (récupération des données d'authentification)
Fonctionnalité
Hébergement & Transport
Personnalisez l'hébergement et le transport de vos participants
Contrôlez les prestations logistiques de vos participants, du transport à la nuitée !
Optimisez votre temps grâce au back-office
Attribution des allotements et des prestations hôtelières selon le profil du participant
Paramétrage des quotas (hôtels, nuitées, types de chambres)
Affichage des possibilités de réservation selon les règles définies par l’organisateur
Gestion des tarifs (forfaits ou à la carte) selon l’hébergement sélectionné
Génération des rooming lists à destination des prestataires
Suivi des réservations, paiements et documents associés (confirmation, proforma, facture)
Valorisez l’expérience participants
Sélection des hôtels, nuitées et types de chambres selon le profil du participant
Gestion du partage de chambres et des accompagnants lors de l’inscription
Indication des horaires et modes de transport, avec dépôt de documents associés
Suivi individuel des réservations et validation en temps réel (participant, groupe ou profil)
Réception des vouchers personnalisés et confirmations de réservation
Accès aux documents financiers : facture proforma, facture numérotée...
Paiement sécurisé
Fonctionnalité
Badges et contrôle d’accès
Des badges sur mesure selon le profil de vos participants
Scannez le badge des participants et contrôlez le trafic de vos différents points d'accès !
Optimisez votre temps grâce au back-office
Édition et envoi de badges ou vouchers personnalisés
Configuration des modes de scan pour le contrôle d’accès ou l'émargement
Paramétrage des zones et points de contrôle (accueil, restauration, conférences…)
Suivi en temps réel des entrées/sorties et des flux grâce au tableau de contrôle
Valorisez l’expérience participants
Réception d'un badge ou d’un voucher personnalisé (profil, programme, accès, pictogrammes)
QR code ou code-barres sécurisé pour un contrôle d’accès rapide et fiable
Fonctionnalité
Facturation & Paiements
Simplifiez la gestion administrative de vos événements
Centralisez vos factures, paiements et documents administratifs dans une plateforme unique.
Optimisez votre temps grâce au back-office
Édition de documents de facturation aux couleurs de l'événement : bons de commande, devis, proformas, factures, avoirs...
Numérotation personnalisée et choix du taux de TVA
Suivi des règlements et rapprochement des paiements
Valorisez l’expérience participants
Paiement en ligne sécurisé via différents modes : solution de paiement de votre banque, Stripe ou PayPal
Confirmation automatique après règlement
Fonctionnalité
Emailings & SMS
Communiquez avec votre audience
Créez vos emails/SMS en toute simplicité et communiquez avec vos invités avant, pendant et après votre événement.
Optimisez votre temps grâce au back-office
Création de campagnes d’emailings via le builder “drag & drop” du back-office
Création de SMS
Personnalisation automatique des messages grâce aux champs de fusion (profil, nom, prénom…)
Mise en place de communications email et SMS automatisées, avant, pendant et après l’événement
Suivi et analyse des campagnes grâce aux rapports et statistiques
Valorisez l’expérience participants
Réception de SMS communiqués par l’organisateur de l’événement
Suivi et accès aux informations et documents de l’événement par email ou via l’espace participant de la plateforme.
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Abstracts
Des formulaires adaptés au dépôt d’abstracts / de projets.
App Interact
Une App pour favoriser les interactions entre vos participants.
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