Congrès

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INTERFACE DU STAFF ORGANISATEUR

Connexion au back office

(accès selon droits utilisateurs)

  • Accès à toutes les fonctions de gestion des dossiers
  • Accès à des fonctions restreintes (selon critères de droits prédéfinis)
  • Accès à l’administration du site web éditorial privé / public

Suivi en temps réel des inscriptions

  • Création et modification de fiches invités / participants
  • Comptage automatique des inscriptions selon typologie (statistiques / histogramme)
  • Traitement de statut de participation (en attente, cohérent, facturé, payé, validé, annulé…)
  • Via les requêtes : totaux de participations, suivi des quotas, générateur d’états de synthèse et de listes… (filtres et tris)
  • Via les fiches individuelles (validation, changement de statut, ajout de prestation…)

Suivi de la facturation et des paiements

(pour événement payant)

  • En ligne : solution bancaire, PayPal, Paybox… (enregistrement automatique du paiement en ligne dans la fiche du participant)
  • Autres modes de paiements : chèque, virement…
  • Facture pro forma
  • Facture numérotée
  • Génération automatique d’états de rapprochement (payés, impayés, montant de dossier…)
  • Email de relance individuelle et en masse

Préparation et routage d’informations

  • Création d’emails personnalisés (champs de fusion, variables…), tout Email adressé aux participants
  • Mailer automatique, routage d’Emails (programmation possible, envois individuels, envois de masse)
  • Création de eBadges
  • Configuration module sms
  • Création et suivi statistiques des Emailings (ouvertures mail, erreurs d’envoi…)

Accueil / scan des eBadges

(interface dédiée aux postes d’accueil et de contrôle d’accès)

  • Interface simplifiée de l’application pour le staff de l’accueil (interface avec lecteur optique, interface d’accueil via smartphone)
  • Traçabilité
  • Comptage
  • Consultation des états de présence en temps réel (génération des états de listes des arrivées)

Actions post événement

(questionnaires / sondages…)

  • Formulaire sur-mesure
  • Gestion des états et de listes
  • Génération d’Emails de sollicitation de sondages, remerciements…

Exploitation des requêtes

  • Filtres / tris
  • Modification des données en direct sur la liste
  • Extraction des médias (fichiers zippés, logos, photos…)
  • Emailing(s) / sms
  • Impression documents en masse
  • Génération de rooming-lists (en fonction des prestations réceptives : hébergement, transfert, transport…)

Outils

  • Mailer en masse (Email / sms / impression)
  • Import de fichiers de contacts
  • Dédoublonnage (gestion de doublons et d’homonymes)
  • Historique du dossier (toutes les actions enregistrées par tout utilisateur )