BtoB Meetings

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INTERFACE DU STAFF ORGANISATEUR

Connexion au back office

(accès selon droits utilisateurs)

  • Accès à toutes les fonctions de gestion des dossiers
  • Accès à des fonctions restreintes (selon critères de droits prédéfinis)
  • Accès à l’administration du site web éditorial privé / public

Suivi en temps réel des inscriptions

  • Création et modification de fiches invités / participants
  • Comptage automatique des inscriptions selon typologie (statistiques / histogramme)
  • Traitement de statut de participation (en attente, cohérent, facturé, payé, validé, annulé…)
  • Via les requêtes : totaux de participations, suivi des quotas, générateur d’états de synthèse et de listes… (filtres et tris)
  • Via les fiches individuelles (validation, changement de statut, ajout de prestation…)

Suivi de la facturation et des paiements

(pour événement payant)

  • En ligne : solution bancaire, PayPal, Paybox… (enregistrement automatique du paiement en ligne dans la fiche du participant)
  • Autres modes de paiements : chèque, virement…
  • Facture pro forma
  • Facture numérotée
  • Génération automatique d’états de rapprochement (payés, impayés, montant de dossier…)
  • Email de relance individuelle et en masse

Gestion des RDV

  • Planification automatique des souhaits (one to one) : définition de l’algorithme (priorité de rencontres entre les typologies de participants, priorités des créneaux, planification des souhaits uniquement acceptés…)
  • Attribution semi-automatique des souhaits
    • Modification de la durée du RDV
    • RDV groupés (3 participants et plus)
    • Modification du lieu de RDV
    • Déplacement d’un RDV planifié
    • Annulation d’un RDV planifié
    • Ajout d’un nouveau RDV
  • Forçage d’un RDV (hors créneaux définis, sur la pause déjeuner, souhaits refusés…)
  • Requêtes et statistiques de RDV
    • Comptage synthétique des RDV souhaités et planifiés
    • Comptage synthétique des RDV souhaités et planifiés par tranches horaires
    • Liste des informations des inscrits, avec comptage des RDV
    • Planning de tous les RDV avec moteurs de recherche
    • Souhaits demandeurs, souhaits demandés
    • Total des souhaits
    • RDV planifiés, RDV non planifiés, RDV annulés sur planifiés…

Préparation et routage d’informations

  • Création d’emails personnalisés (champs de fusion, variables…), tout Email adressé aux participants
  • Mailer automatique, routage d’Emails (programmation possible, envois individuels, envois de masse)
  • Création de eBadges
  • Configuration module sms
  • Création et suivi statistiques des Emailings (ouvertures mail, erreurs d’envoi…)

Accueil / scan des eBadges

(interface dédiée aux postes d’accueil et de contrôle d’accès)

  • Interface simplifiée de l’application pour le staff de l’accueil (interface avec lecteur optique, interface d’accueil via smartphone)
  • Traçabilité
  • Comptage
  • Consultation des états de présence en temps réel (génération des états de listes des arrivées)

Actions post événement

(questionnaires / sondages…)

  • Formulaire sur-mesure
  • Gestion des états et de listes
  • Génération d’Emails de sollicitation de sondages, remerciements…

Exploitation des requêtes

  • Filtres / tris
  • Modification des données en direct sur la liste
  • Extraction des médias (fichiers zippés, logos, photos…)
  • Emailing(s) / sms
  • Impression documents en masse
  • Génération de rooming-lists (en fonction des prestations réceptives : hébergement, transfert, transport…)

Outils

  • Mailer en masse (Email / sms / impression)
  • Import de fichiers de contacts
  • Dédoublonnage (gestion de doublons et d’homonymes)
  • Historique du dossier (toutes les actions enregistrées par tout utilisateur )